Job description
Titre de l'offre d'emploi
Adjoint(e) à la direction - (2 postes)
Catégorie d'emploi
Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals
Exigence linguistique
Bilingual / Bilingue
In the event a qualified bilingual candidate is not found, a qualified unilingual candidate will be considered. / Dans l’éventualité où un candidat bilingue qualifié n’est pas disponible, un candidat unilingue qualifié sera considéré.
Date de début de recrutement
2022-11-17
Date de fin de recrutement
2022-12-01
Niveau
P1
Pay Range
Commensurate with Experience / Selon l’expérience
Job Summary
Nous cherchons deux adjoints administratifs à la direction qui fourniront des services de soutien administratif au (à la) vice-président(e) et chef de la direction stratégique, de même qu’au (à la) vice-président(e) adjoint(e), Apprentissage ATS.
Le (la) titulaire du poste aura l’occasion d’établir des relations et de travailler en collaboration avec ses collègues, les gestionnaires, les employés ainsi que des personnes-ressources externes. En outre, il (elle) devra relever le défi de s’attaquer aux priorités et aux demandes concurrentes auprès de la direction et au travail simultané sur plusieurs tâches et projets. Il (elle) doit faire preuve de jugement et de discrétion dans le soutien et la prise de décisions administratives qui peuvent avoir une incidence sur l’efficacité du groupe.
Description d'emploi
Responsabilités principales :
- Gérer la correspondance et la documentation (formatage, saisie, modification et transmission).
Rédiger des lettres et des documents. - Gérer les documents (surveiller la réception des rapports et des documents de plusieurs sources, effectuer des activités de suivi, organiser et classer la documentation, ainsi que collecter, analyser et classer les renseignements).
- Gérer la correspondance (créer des tâches, surveiller les mesures à prendre et en assurer le suivi, rédiger des réponses aux parties internes et externes).
- Communiquer et obtenir des renseignements pour les hauts dirigeants et autres membres de l’équipe ainsi qu’en leur nom.
- Organiser et coordonner des réunions, tenir à jour les calendriers de réunion et les ordres du jour, et consigner les procès-verbaux des réunions, selon les demandes.
- Tenir à jour le calendrier ou l’horaire des réunions.
- Gérer les préparatifs de voyage et aider à la préparation des notes de frais.
- Coordonner et planifier les activités des cycles de planification récurrents au sein de différents groupes, et harmoniser les calendriers et les délais.
- Préparer les documents pour les réunions du Conseil.
- Planifier les réunions hors emplacement et en assurer la logistique.
- Fournir du soutien en matière de gestion de projets (contribuer à la documentation du plan, la production de rapports en continu et postérieure au projet, le système de gestion de la qualité, SharePoint, etc.).
- Assurer la relève lors d’absence de collègues.
- Fournir un soutien en matière de communication :
- Préparer les présentations PowerPoint et les documents Word avec du formatage et des éléments visuels de grande qualité;
- Adapter le texte original pour mettre en évidence les éléments essentiels du message, en assurer la clarté, et l’adapter aux publics visés;
- Préparer des plans de communication.
Vos atouts pour ce rôle :
Formation/certificat professionnel :
- Diplôme d’un établissement postsecondaire reconnu.
Expérience :
- Trois (3) ans d’expérience de l’administration d’un bureau auprès de cadres supérieurs.
- Une formation en communication, en administration des affaires ou en sciences humaines est souhaitable.
- Expérience de l’utilisation de Microsoft Office dans un environnement d’affaires (Word, Excel et PowerPoint).
- Un diplôme universitaire est souhaitable.
Connaissances :
- Excellentes connaissances et compétences de l’utilisation de la suite MS Office. La connaissance de l’utilisation de M365 constitue un atout.
- Connaissance d’autres logiciels liés aux affaires, notamment Workday, SharePoint et Diligent Boards.
Aptitudes :
- Excellentes connaissances et compétences de l’utilisation de la suite MS Office.
- Excellentes aptitudes à la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Bon jugement professionnel.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et en matière de gestion du temps.
- Excellentes compétences en matière de réflexion analytique et sur les systèmes.
- Excellentes compétences rédactionnelles et de synthèse en anglais et en français.
- Lecture d’épreuves et vérification de l’orthographe et de la grammaire.
Qualités personnelles :
- Aptitude à s’adapter très facilement et à réagir aux priorités et aux échéances dans un milieu en évolution rapide.
- Esprit d’initiative et aptitude à s’autogérer pour travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
- Excellentes aptitudes interpersonnelles, professionnalisme et intégrité.
- Aptitude à faire preuve de jugement dans l’établissement des priorités et le traitement des questions confidentielles ou de nature délicate.
- Aptitude à interagir avec des personnes de différents échelons de la direction.
- Aptitude et intérêt à développer et à accroître son jugement professionnel.
- Aptitude à apprendre rapidement.
- Aptitude à faire preuve de curiosité et de débrouillardise.
- Aptitude à être à l’aise dans un environnement complexe.
Conditions de travail :
- Le (la) titulaire du poste devra normalement travailler au bureau trois jours par semaine. Il (elle) devra, à l’occasion, travailler au bureau des semaines entières lorsque nécessaire, en fonction des besoins de la Société.
- Le (la) titulaire du poste pourrait être appelé(e) à voyager.
- Le (la) titulaire de ce poste travaille selon un horaire de travail normal, mais peut être appelé(e), à l’occasion, à faire de longues journées de travail en fonction des besoins de la Société.
- Le (la) titulaire du poste travaillera à Ottawa, mais peut être admissible à un horaire de travail flexible.
La personne retenue doit satisfaire aux exigences de sécurité du poste et être légalement autorisée à travailler au Canada.
À NAV CANADA, la sécurité est notre priorité. Conformément à sa Politique sur les drogues et l’alcool, la Société exige la tenue d’un test de dépistage de drogues préalable à l’emploi pour tous les postes liés à la sécurité.
NAV CANADA s’engage à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne.
NAV CANADA s’engage à assurer des processus de sélection et des environnements de travail inclusifs et faciles d’accès. Si nous communiquons avec vous au sujet du présent concours, veuillez aviser le (la) coordonnateur(trice) de l’entrevue des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin.
Nous remercions tous les candidats intéressés, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées à une entrevue.
off-roadmanagementgroup.com is the go-to platform for job seekers looking for the best job postings from around the web. With a focus on quality, the platform guarantees that all job postings are from reliable sources and are up-to-date. It also offers a variety of tools to help users find the perfect job for them, such as searching by location and filtering by industry. Furthermore, off-roadmanagementgroup.com provides helpful resources like resume tips and career advice to give job seekers an edge in their search. With its commitment to quality and user-friendliness, off-roadmanagementgroup.com is the ideal place to find your next job.