Cette offre d'emploi est prolongée jusqu'au 8 décembre prochain.

La mission du greffe de l’arrondissement de LaSalle consiste à fournir le support nécessaire à la tenue et au suivi des séances du conseil d’arrondissement, des consultations publiques et des appels d’offres. À ce rôle stratégique s’ajoutent le traitement des demandes d’accès à l’information, la gestion documentaire, le déroulement du processus réglementaire et le rôle conseil auprès d’une clientèle variée, tels les élus et les directions de l’arrondissement.

Dans le cadre de la restructuration de la division du Greffe, l'arrondissement souhaite combler un nouveau poste d'analyste. Pour ce faire, il recherche une personne dynamique avec d'excellentes capacités d'entregent qui souhaite se joindre à une équipe divertissante en plein renouveau.

Votre mandat

Votre rôle principal consiste à maintenir des programmes de gestion des documents et de traitement des archives. Vous assurez l'accessibilité, le partage et la pérennité des informations et documents conformément aux lois et encadrements en vigueur. Vous planifiez et coordonnez la réorganisation des répertoires de fichiers, la formation du personnel et la mise en place de nouvelles procédures. Vous coordonnez l’ensemble des activités se rapportant à la conception, au développement, à l’implantation et au maintien des systèmes de gestion électronique de documents (GED) et de gestion intégrée des documents (GID). Plus spécifiquement, vous:

• planifiez, structurez et coordonnez l’implantation du logiciel de GED au sein de l’arrondissement;

• développez, appliquez et adaptez les outils de travail requis (plan de classification, index de repérage, répertoire, etc.);

• élaborez et rédigez les normes et procédures de travail; formulez et recommandez des orientations et des programmes pouvant améliorer et développer le système de gestion des documents dans les unités administratives et le traitement des archives;

• agissez à titre de personne-ressource dans votre domaine d’expertise, auprès des usagers des différentes unités administratives;

• êtes responsable de développer et de déployer une gouvernance documentaire et d’assurer une harmonisation des pratiques;

• êtes à l’affût des nouvelles technologies applicables à votre domaine d’expertise et faites la promotion des meilleures pratiques en matière de gestion documentaire.

Vous aurez de nombreux défis à relever, dont:

• évaluer le fonds d'archives actuel physique et numérique;

• proposer un plan de réaménagement des voûtes des archives et coordonner le projet approuvé;

• coordonner la migration de Syged à Constellio et de Google à Office 365;

• évaluer et revoir les arborescences existantes des différentes directions;

• effectuer la transition d'archivage papier à numérique;

• former les membres de l'équipe du Greffe;

• assurer un rôle conseil actif auprès des différentes directions.

Des questions? N’hésitez pas à communiquer avec Tina Yaacoub tina.yaacoub@montreal.ca , spécialiste en acquisition de talents.

• Diplôme universitaire dans une discipline appropriée au domaine de l’emploi, tel qu'un certificat en gestion de l’information numérique ou en archivistique

• 2 années d'expérience en gestion documentaire incluant l’implantation de logiciel de gestion électronique des documents (GED) et de système de gestion intégrée des documents (GID)

• Excellentes habiletés informatiques

• Maîtrise des outils de la suite Google et de la suite Office

• Expérience approfondie de la numérisation de substitution des archives

• Détenir une maîtrise en sciences de l’information, souhaitable

• Des défis d'envergure
• Une carrière au service de la population montréalaise
• Une rémunération et des avantages concurrentiels
• La conciliation travail-vie personnelle
• La possibilité de faire progresser votre carrière